Budaya,kerativitas dan inovasi (BAB 13&14)

PENGERTIAN DAN FUNGSI BUDAYA ORGANISASI

Dalam kehidupan masyarakat sehari-hari tidak terlepas dari ikatan budaya yang diciptakan. Ikatan budaya tercipta oleh masyarakat yang bersangkutan, baik dalam keluarga, organisasi, bisnis maupun bangsa. Budaya membedakan masyarakat satu dengan yang lain dalam cara berinteraksi dan bertindak menyelesaikan suatu pekerjaan. Budaya mengikat anggota kelompok masyarakat menjadi satu kesatuan pandangan yang menciptakan keseragaman berperilaku atau bertindak. Seiring dengan bergulirnya waktu, budaya pasti terbentuk dalam organisasi dan dapat pula dirasakan manfaatnya dalam memberi kontribusi bagi efektivitas organisasi secara keseluruhan.
Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian budaya organisasi menurut beberapa ahli :

a. Menurut Wood, Wallace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, Osborn (2001:391), budaya organisasi adalah sistem yang dipercayai dan nilai yang dikembangkan oleh organisasi dimana hal itu menuntun perilaku dari anggota organisasi itu sendiri.

b. Menurut Tosi, Rizzo, Carroll seperti yang dikutip oleh Munandar (2001:263), budaya organisasi adalah cara-cara berpikir, berperasaan dan bereaksi berdasarkan pola-pola tertentu yang ada dalam organisasi atau yang ada pada bagian-bagian organisasi.

c. Menurut Robbins (1996:289), budaya organisasi adalah suatu persepsi bersama yang dianut oleh anggota-anggota organisasi itu.

d. Menurut Schein (1992:12), budaya organisasi adalah pola dasar yang diterima oleh organisasi untuk bertindak dan memecahkan masalah, membentuk karyawan yang mampu beradaptasi dengan lingkungan dan mempersatukan anggota-anggota organisasi. Untuk itu harus diajarkan kepada anggota termasuk anggota yang baru sebagai suatu cara yang benar dalam mengkaji, berpikir dan merasakan masalah yang dihadapi.

e. Menurut Cushway dan Lodge (GE : 2000), budaya organisasi merupakan sistem nilai organisasi dan akan mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan dan cara para karyawan berperilaku. Dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan budaya organisasi dalam
penelitian ini adalah sistem nilai organisasi yang dianut oleh anggota organisasi, yang kemudian mempengaruhi cara bekerja dan berperilaku dari para anggota organisasi.

Sumber-sumber Budaya Organisasi

Menurut Tosi, Rizzo, Carrol seperti yang dikutip oleh Munandar (2001:264), budaya organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu:

1. Pengaruh umum dari luar yang luas
Mencakup faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikan atau hanya sedikit dapat dikendalikan oleh organisasi.

2. Pengaruh dari nilai-nilai yang ada di masyarakat
Keyakinan-keyakinan dn nilai-nilai yang dominan dari masyarakat luas misalnya kesopansantunan dan kebersihan.

3. Faktor-faktor yang spesifik dari organisasi
Organisasi selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam mengatasi baik masalah eksternal maupun internal organisasi akan mendapatkan penyelesaian-penyelesaian yang berhasil. Keberhasilan mengatasi berbagai masalah tersebut merupakan dasar bagi tumbuhnya budaya organisasi.

Fungsi Budaya Organisasi
Menurut Robbins (1996 : 294), fungsi budaya organisasi sebagai berikut :

a. Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain.

b. Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.

c. Budaya mempermudah timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada kepentingan
 diri individual seseorang.

d. Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan.

e. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan.

Ciri-ciri Budaya Organisasi
Menurut Robbins (1996:289), ada 7 ciri-ciri budaya organisasi adalah:

1. Inovasi dan pengambilan resiko. Sejauh mana karyawan didukung untuk menjadi inovatif dan mengambil resiko.

2. Perhatian terhadap detail. Sejauh mana karyawan diharapkan menunjukkan kecermatan, analisis dan perhatian terhadap detail.

3. Orientasi hasil. Sejauh mana manajemen memfokus pada hasil bukannya pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai hasil tersebut.

4. Orientasi orang. Sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan efek pada orang-orang di dalam organisasi itu.

5. Orientasi tim. Sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim-tim, ukannya individu.

6. Keagresifan. Berkaitan dengan agresivitas karyawan.

7. Kemantapan. Organisasi menekankan dipertahankannya budaya organisasi yang sudah baik.
Dengan menilai organisasi itu berdasarkan tujuh karakteristik ini, akan diperoleh gambaran majemuk dari budaya organisasi itu. Gambaran ini menjadi dasar untuk perasaan pemahaman bersama yang dimiliki para anggota mengenai organisasi itu, bagaimana urusan diselesaikan di dalamnya, dan cara para anggota berperilaku (Robbins, 1996 : 289).

Tipologi Budaya
Menurut Sonnenfeld dari Universitas Emory (Robbins, 1996 :290-291), ada empat tipe budaya organisasi :

1. Akademi
Perusahaan suka merekrut para lulusan muda universitas, memberi mereka pelatihan istimewa, dan kemudian mengoperasikan mereka dalam suatu fungsi yang khusus. Perusahaan lebih menyukai karyawan yang lebih cermat, teliti, dan mendetail dalam menghadapi dan memecahkan suatu masalah.
2. Kelab
Perusahaan lebih condong ke arah orientasi orang dan orientasi tim dimana perusahaan memberi nilai tinggi pada karyawan yang dapat menyesuaikan diri dalam sistem organisasi. Perusahaan juga menyukai karyawan yang setia dan mempunyai komitmen yang tinggi serta mengutamakan kerja sama tim.

3. Tim Bisbol
Perusahaan berorientasi bagi para pengambil resiko dan inovator, perusahaan juga berorientasi pada hasil yang dicapai oleh karyawan, perusahaan juga lebih menyukai karyawan yang agresif. Perusahaan cenderung untuk mencari orang-orang berbakat dari segala usia dan pengalaman, perusahaan juga menawarkan insentif finansial yang sangat
besar dan kebebasan besar bagi mereka yang sangat berprestasi.

4. Benteng
Perusahaan condong untuk mempertahankan budaya yang sudah baik. Menurut Sonnenfield banyak perusahaan tidak dapat dengan rapi dikategorikan dalam salah satu dari empat kategori karena merek memiliki suatu paduan budaya atau karena perusahaan berada dalam masa peralihan.


Sumber : 

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/04/teori-budaya-organisasi.html

Perubahan dan Pengembangan Organisasi (BAB 11&12)

PENDAHULUAN

Pada  dasarnya  setiap  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  setiap  individu ataupun  kelompok  pasti  akan  mengalami  perubahan  dan  perkembangan seiring  berjalannya  waktu,  begitu  pula  dengan  organisasi.  Dalam  hal  ini saya  hendak  menjelaskan  tentang  perubahan  dan  perkembangan  yang dialami  dalam  organisasi,  beserta  hal-hal  yang  terkait.

PENGERTIAN  PERUBAHAN  DAN  PERKEMBANGAN

Definisi  perubahan  menurut  para  ahli:

#   NENI  NURMAYANTI  HUSANAH

Perubahan  merupakan  sesuatu  yang  unik  karena  perubahan-perubahan yang terjadi  dalam  berbagai  kehidupan  itu  berbeda-beda  dan  tidak  bias disamakan, walaupun  memmiliki  beberapa  persamaan  dalam  prosesnya.

#   BRIAN  CLEGG

Perubahan  merupakan  suatu  kekuatan  yang  sangat  hebat,  yang  dapat memotivasi  atau  mendemotivasi.

#   A.B  SUSANTO

Perubahan  adalah  keniscayaan  yang  menyertai  kehidupan,  dapat  terjadi dimana saja,  kapan  saja,  dan  menimpa  siapa saja.

#   VINCENT  GASPERS

Perubahan  adalah  bagian  terbesar  dari  kenyataan  bisnis.

#   JANE  FLAGELLO

Perubahan  adalah  pertumbuhan,  perubahan  adalah  kesempatan,  dan perubahan adalah  peningkatan  potensi.

#   CATEORA  (MGH)

Perubahan  adalah  hasil  suatu  masyarakat  yang  mencari  cara  memecahkan masalah  yang  diciptakan  oleh  perubahan  dalam  lingkungannya.

#   RUSSEL  SWANBURG

Perubahan  merupakan  kunci  inovasi  dan  kunci  yang  akan  datang,  yang dasarnya  adalah  teori  perubahan.

#   RAMLAN  S

Perubahan  merupakan  hasil  interaksi  kepentingan  yang  secara  ketat dikontrol, bahkan  ditentukan  oleh  posisi  sosial  atau  kondisi  materiil  elit yang  terlibat.

Definisi  perkembangan  menurut  para  ahli:

Perkembangan  merupakan  serangkaian  perubahan  progresif  yang terjadi  sebagai  akibat  dari proses  kematangan  dan  pengalaman dan  terdiri  atas  serangkaian  perubahan  yang  bersifat kualitatif dan  kuantitatif  ( E.B. Harlock ).  Dimaksudkan  bahwa perkembangan  merupakan proses  perubahan  individu  yang  terjadi dari  kematangan  (kemampuan  seseorang  sesuai  usia  normal) dan  pengalaman  yang  merupakan  interaksi  antara  individu dengan  lingkungan  sekitar  yang  menyebabkan  perubahan kualitatif  dan  kuantitatif  ( dapat  diukur) yang  menyebabkan perubahan  pada  diri  individu  tersebut.
Perkembangan  mengandung  makna  adanya  pemunculan  sifat-sifat yang  baru,  yang  berbeda dari  sebelumnya  ( Kasiram, 1983 : 23), menandung  arti  bahwa  perkembangan  merupakan peubahan  sifat individu  menuju  kesempurnaan  yang  merupakan  penyempurnaan dari  sifat-sifat  sebelumnya.


FAKTOR-FAKTOR  PERUBAHAN  DAN  PERKEMBANGAN ORGANISASI 





Faktor  perubahan  organisasi  terbagi  2,  yaitu:

Faktor  internal

Adalah  segala  keseluruhan  faktor  yang  ada  di  dalam  organisasi  dimana faktor tersebut  dapat  mempengaruhi  organisasi  dan  kegiatan  organisasi.

Adalah  penyebab  perubahan  yang  berasal  dari  dalam  organisasi  yang bersangkutan,  yang  dapat  berasal  dari  berbagai  sumber.

Problem  yang  sering  timbul  berkaitan  dengan  hubungan  sesama  anggota organisasi  pada  umumnya  menyangkut  masalah  komunikasi  dan kepentingan masing-masing  anggota.

Proses  kerjasama  yang  berlangsung  dalam  organisasi  juga  kadang-kadang merupakan  penyebab  dilakukannya  perubahan.  Problem  yang  timbul dapat menyangkut  masalah  sistem  kerjasamanya  dan  dapat  pula menyangkut perlengkapan  atau  peralatan  yang  digunakan.  Sistem kerjasama  yang  terlalu birokratis  atau  sebaliknya  dapat  menyebabkan suatu  organisasi  menjadi  tidak efisien.  Sistem  birokrasi  (kaku) menyebabkan  hubungan  antar  anggota  menjadi impersonal  yang mengakibatkan  rendahnya  semangat  kerja  dan  pada  gilirannya produktivitas  menurun,  demikian  sebaliknya.  Perubahan  yang  harus dilakukan  akan  menyangkut  struktur  organisasi  yang  digunakan.

          Contoh  Faktor  Internal : 

         a.   Perubahan  kebijakan  lingkungan.

         b.   Perubahan  tujuan. 

         c.      Perluasan  wilayah  operasi  tujuan.

         d.     Volume  kegiatan  bertambah  banyak.

         e.      Sikap  dan  perilaku  para  anggota  organisasi.

Faktor  eksternal

Adalah  segala  keseluruhan  faktor  yang  ada  di  luar  organisasi  yang  dapat mempengaruhi organisasi  dan  kegiatan  organisasi.  Beberapa  faktor tersebut  antara  lain :  Politik,  Hukum , Kebudayaan,  Teknologi,  Sumber alam,  Demografi  dan  sebagainya.

Adalah  penyebab  perubahan  yang  berasal  dari  luar,  atau  sering  disebut lingkungan. Organisasi  bersifat  responsive  terhadap  perubahan  yang terjadi  di  lingkungannya.  Oleh karena  itu,  jarang  sekali  suatu  organisasi melakukan  perubahan  besar  tanpa  adanya dorongan  yang  kuat  dari lingkungannya.  Artinya,  perubahan  yang  besar  itu  terjadi  karena lingkungan  menuntut  seperti  itu.  Beberapa  penyebab  perubahan  organisasi yang  termasuk faktor  ekstern  adalah  perkembangan  teknologi,  faktor ekonomi  dan  peraturan  pemerintah.

    Contoh  Faktor  Eksternal:

         a.     Politik

         b.     Hukum

         c.      Kebudayaan

         d.     Teknologi

         e.      Sumber  daya  alam

         f.       Demografi

         g.     Sosiologi

Faktor  pengembangan  organisasi  terbagi  2,  yaitu:

Faktor  eksternal:

Ø   Kompetisi  yang  semakin  tajam  antar  organisasi.
Ø   Perkembangan  IPTEK.
Ø   Perubahan  lingkungan  baik  lingkungan  fisik  maupun  sosial yang  membuat  organisasi   berfikir  bagaimana  mendapatkan sumber  di  luar  organisasi  untuk  masa  depan  organisasi.

Faktor  internal:
Ø  Struktur. 
Ø  Sistem  dan  prosedur.
Ø  Perlengkapan  dan  fasilitas.
Ø  Proses  dan  saran  apabila  titik  cocok  akan  membuat organisasi  melalui  perbaikan.
Ø   Perubahan  organisasi  dilakukan  untuk  mencocokkan  dengan kebutuhan  yang  ada.


CIRI-CIRI  DAN  METODE  PERKEMBANGAN  ORGANISASI
Perkembangan  organisasi  memiliki  beberapa  ciri-ciri  dan  metode.

Maka  Pengembangan  organisasi  yang  efektif  memiliki  ciri-ciri  sebagai  berikut :
  1.  Merupakan  strategi  terencana  dalam  mewujudkan  perubahan organisasional,      yang  memiliki  sasaran  jelas  berdasarkan diagnosa  yang  tepat  tentang  permasalahan  yang dihadapi  oleh organisasi.
  2.  Merupakan  kolaborasi  antara  berbagai pihak  yang  akan terkena  dampak  perubahan  yang akan  terjadi.
  3.  Menekankan  cara-cara  baru  yang  diperlukan  untuk meningkatkan  kinerja  seluruh organisasi  dan  semua  satuan  kerja dalam  organisasi.
  4.  Mengandung  nilai  humanistik  dimana  pengembangan  potensi manusia  menjadi  bagian terpenting.
  5.  Menggunakan  pendekatan  komitmen  sehingga  selalu memperhitungkan  pentingnya interaksi,  interaksi  dan interdependensi  antara  berbagai  satuan  kerja  sebagai  bagian integral  di  suasana  yang  utuh.
  6.  Menggunakan  pendekatan  ilmiah  dalam  upaya  meningkatkan efektivitas   organisasi.
  Bila  selama  ini  kita  hanya  mengenal  pembelajaran  pada  tingkat individu  dan  kelompok, maka  perkembangan  manajemen  telah mengenal  pembelajaran  organisasi  (learning organization),  yang secara  sederhana  dapat  diartikan  sebagai :  organisasi  yang secara  terus menerus  melakukan  perubahan  diri  agar  dapat mengelola  pengetahuan  lebih  baik  lagi, memanfaatkan  tekhnologi, memberdayakan  sumber  daya,  dan  memperluas  area  belajarnya agar  mampu  bertahan  di  lingkungan  yang  selalu  berubah.
Metode  Perubahan  dan  Pengembangan  Organisasi.

Ada  berbagai  teknik  yang  dirancang  para  ahli,  dengan  tujuan meningkatkan  kemampuan berkomunikasi  serta  bekerja  secara efektif,  antar-individu  maupun  antar-kelompok  dalam organisasi. Beberapa  teknik  yang  sering  digunakan  berikut  ini:

  1.  Sensitivity  training,  merupakan  teknik  OD  yang  pertama diperkenalkan  dan  yang  dahulu  paling  sering  digunakan.  Teknik ini  sering  disebut  juga  T-group.  Dalam  kelompok kelomok  T (singkatan  training)  yang  masing- masing  terdiri  atas  6 – 10 peserta,  pemimpin kelompok  (terlatih)  membimbing  peserta meningkatkan  kepekaan  (sensitivity)  terhadap orang  lain,  serta ketrampilan  dalam  hubungan  antar-pribadi.

  2.   Team  Building,  adalah  pendekatan  yang  bertujuan memperdalam  efektivitas  serta kepuasaan  tiap  individu  dalam kelompok  kerjanya  atau  tim.  Teknik  team  building  sangat membantu  meningkatkan  kerjasama  dalam  tim  yang  menangani proyek  dan  organisasinya bersifat  matriks.

  3.   Survey  feedback.  Dalam  teknik  survey  feedback.  Tiap peserta  diminta  menjawab kuesioner  yang  dimaksud  untuk mengukur  persepsi  serta  sikap  mereka  (misalnya  persepsi tentang  kepuasan  kerja  dan  gaya  kepemimpinan  mereka).  Hasil survey  ini  diumpan balikkan  pada  setiap  peserta,  termasuk  pada para  penyelia  dan  manajer  yang  terlibat. Kegiatan  ini  kemudian dilanjutkan  dengan  kuliah  atau  lokakarya  yang  mengevaluasi  hasil keseluruhan  dan  mengusulkan  perbaikan  perbaikan  konstruktif.

  4.   Transcational  Analysis  (TA).  TA  berkonsentrasi  pada  gaya komunikasi  antar-individu. TA  mengajarkan  cara  menyampaikan pesan  yang  jelas  dan  bertanggungjawab,  serta  cara menjawab yang  wajar  dan  menyenangkan.  TA  dimaksudkan  untuk mengurangi  kebiasaan komunikasi  yang  buruk  dan  menyesatkan.

  5.   Intergroup  activities.  Fokus  dalam  teknik  intergroup  activities adalah  peningkatan hubungan  baik  antar-kelompok. Ketergantungan  antar  kelompok ,  yang  membentuk  kesatuan organisasi,  menimbulkan  banyak  masalah  dalam  koordinasi. Intergroup  activities dirancang  untuk  meningkatkan  kerjasama  atau memecahkan  konflik  yang  mungkin  timbul akibat  saling ketergantungan  tersebut.

  6.   Proses  Consultation.  Dalam  Process  consultation,  konsultan OD  mengamati  komunikasi,  pola  pengambilan  keputusan ,  gaya kepemimpinan,  metode  kerjasama,  dan pemecahan  konflik  dalam tiap  unit  organisasi.  Konsultan  kemudian  memberikan  umpan balik  pada  semua  pihak  yang  terlibat  tentang  proses  yang  telah diamatinya ,  serta menganjurkan  tindakan  koreksi. 

  7.   Grip  OD.  Pendekatan  grip  pada  pengembangan  organisasi di  dasarkan  pada  konsep managerial  grip  yang  diperkenalkan oleh  Robert  Blake  dan  Jane  Mouton.  Konsep  ini mengevaluasi gaya  kepemimpinan  mereka  yang  kurang  efektif  menjadi  gaya kepemimpinan  yang  ideal,  yang  berorientasi  maksimum  pada aspek  manusia  maupun  aspek  produksi.

     8.   Third-party  peacemaking.  Dalam  menerapkan  teknik  ini, konsultan  OD  berperan sebagai  pihak  ketiga  yang  memanfaatkan berbagai  cara  menengahi  sengketa,  serta  berbagai  teknik negosiasi  untuk  memecahkan  persoalan  atau  konflik  antar-individu  dan kelompok.


PROSES  PERUBAHAN  ORGANISASI

Yang  dimaksud  dengan  proses  perubahan  adalah  tata  urutan  atau langkah-langkah  dalam  mewujudkan  perubahan organisasi.  Langkah tersebut  terdiri  dari :
a.   Mengadakan   Pengkajian :  Tidak  dapat  dipungkiri  bahwa  setiap organisasi  apapun  tidak  dapat  menghindarkan diri  dari  pengaruh  daripada berbagai  perubahan  yang  terjadi  di  luar  organisasi.  Perubahan  yang terjadi  di  luar organisasi  itu  mencakup  berbagai  bidang,  antara  lain politik,  ekonomi,  teknologi,  hukum,  sosial  budaya  dan sebagainya. Perubahan  tersebut  mempunyai  dampak  terhadap  organisasi,  baik dampak  yang  bersifat  negatif maupun  positif.  Dampak  bersifat  negatif apabila  perubahan  itu  menjadi  hambatan  bagi  kelancaran,  perkembangan dan  kemajuan  organisasi.  Dampak  bersifat  positif  apabila  perubahan  itu dapat  memperlancar  kegiatan, perkembangan  dan  kemajuan  organisasi atau  dalam  bentuk  kesempatan-kesempatan  baru  yang  tidak  tersedia sebelumnya.

b.   Mengadakan  Identifikasi :  Yang  perlu  diidentifikasi  adalah  dampak perubahan-perubahan  yang  terjadi  dalam organisasi.  Setiap  faktor  yang menyebabkan  terjadinya  perubahan  organisasi  harus  diteliti  secara  cermat sehingga jelas  permasalahannya  dan  dapat  dipecahkan  dengan  tepat.

c.   Menetapkan  Perubahan :  Sebelum  langkah-langkah  perubahan  diambil, pimpinan  organisasi  harus  yakin  terlebih dahulu  bahwa  perubahan memang  harus  dilakukan,  baik  dalam  rangka  meningkatkan  kemampuan organisasi maupun  dalam  rangka  mempertahankan  eksistensi  serta pengembangan  dan  pertumbuhan  organisasi  selanjutnya.
Menentukan  Strategi :  Apabila  pimpinan  organisasi  yakin  bahwa perubahan  benar-benar  harus  dilakukan  maka pemimpin  organisasi  harus segera  menyusun  strategi  untuk  mewujudkannya.

d.   Melakukan  Evaluasi :  Untuk  mengetahui  apakah  hasil  dari  perubahan itu  bersifat  positif  atau  negatif,  perlu dilakukan  penilaian.  Apabila  hasil perubahan  sesuai  dengan  harapan  berarti  berpengaruh  postif  terhadap organisasi, dan  apabila  sebaliknya  berarti  negatif.

  

DAFTAR  PUSTAKA

http://carapedia.com/pengertian_definisi_perubahan_info2189.html

http://edukasi.kompasiana.com/2010/10/25/definisi-perkembangan/

http://honeyzharratih.blogspot.com/2012/01/faktor-faktor-perubahan-dan.html

http://earthlovesun.blogspot.com/2011/12/ciri-ciri-pengembangan-organisasi-dan.htm

Desain dan struktur organisasi (BAB 9&10)

A.    Pengertian Sruktur dan Desain Organisasi

        Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relatif tetap diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas bagaimana cara organisasi membagi tugas  diantara anggota organisasi dan menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut. Ada lima keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan struktur organisasi yaitu:

1.      Pembagian tugas (division of labor)

        Berkaitan dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit-unit tugas yang secara  berturut-turut lebih kecil. Manfaat mengorganisasikan tugas adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam suatu pembagian kerja mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting dalam pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas harusnya dispesialisasikan. Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah keputusan desain yang penting karena akan bedampak pada efektivitas organisasi. Spesialisasi tugas yang tinggi menimbulkan rasa bosan, namun dapat meningkatkan produktivitas, karena:

a)      Melakukan tugas berulang dapat meningkatkan keahlian

b)      Mengurangi kebutuhan pelatihan

c)      Mengurangi waktu terbuang karena alih tugas

d)     Dapat dikembangkan alat otomatis khusus untuk menyelesaikan satu tugas

e)      Pengendalian kualitas lebih baik

2.      Departementasi

        Merupakan proses mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen. Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu departemen adalah hal pokok.   Tugas dapat dikelompokan (dasar-dasar departementasi) dalam beberapa kriteria yaitu:

a)      Departementasi fungsional

        Merupakan metode yang paling efektif. Tugas yang sejenis dan saling  terkait dapat dikelompokkan dalam departemen yang sama.  Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan penggunaan sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan keahlian dan peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat. Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerja sama antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif sempit.  

 b)      Departementasi atas dasar produk

        Terdiri dari kombinasi ke dalam suatu tugas departemen yang meliputi memproduksi produk-produk sejenis. Biasanya terjadi pada perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan beraneka ragam departemen fungsional. Misalnya PT Astra Internasional. Keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan pemusatan usaha memproduksi secara efektif, berorientasi pada konsumen, dan pekerja lebih kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak dimanfaatkan secara optimal.  

c)      Departementasi atas dasar wilayah

      Organisasi menggunakan geografis sebagai dasar departementasi, jika organisasi tersebar di area geografis yang luas untuk unit yang sama. Keunggulannya adalah mengurangi permasalahan yang diakibatkan oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi, pengamatan dan keputusan yang mendesak.

d)     Departementasi atas dasar pelanggan   

        Mengelompokan tugas dengan mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang dilayani. Terutama jika pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari masing-masing kelompok yang  berbeda secara signifikan.

3.      Rentang kendali

        Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan dengan efektif oleh seorang atasan. Organisasi dengan rentang kendali luas  memiliki sedikit tingkat hirarki, banyak orang berada dibawah satu penyelia, sehingga terbentuk struktur organisasi datar (flate). Sedang pada rentang kendali sempit, manajer hanya membawahi beberapa bawahan, terbentuk struktur organisasi yang tinggi. Hal tersebut dapat menghalangi komunikasi antar pribadi yang lebih luas dalam organisasi.  Besarnya rentang kendali yang efektif dipengaruhi oleh beberapa faktor:

a)      Sifat tugas: jika rutin dan sederhana maka rentang kendali luas, dan jika kompleks dan sering berubah maka rentang kendali sempit

b)      Kemampuan bawahan: rentang kendali luas jika bawahan memiliki tingkat kemampuan dan profesionalitas tinggi, dan rentang kendali sempit jika ketrampilan bawahan rendah

c)      Kontak dan koordinasi: jika tugas memerlukan kontak dan koordinasi tinggi antara bawahan dan atasan, maka rentang kendali sempit.

4.      Delegasi wewenang

        Berkaitan dengan sejauh mana wewenang pengambilan keputusan tersebar dalam hirarki organisasi, jika tersebar secara luas maka disebut desentralisasi, sedangkan jika hanya ada di tingkat atas maka disebut sentralisasi. Organisasi yang relatif kecil dan karyawan tidak banyak, serta tugas tidak begitu kompleks biasanya menerapka sentralisasi.   

5.      Mekanisme koordinasi

        Organisasi harus mengintegrasikan berbagai aktivitas dan orang dalam organisasi. Ada tiga metode yang dapat digunakan untuk melakukan koordinasi:

a)      standardisasi proses kerja: tugas rutin dikoordinasikan dengan prosedur standar operasi

b)      standardisasi hasil: produk harus diproduksi sesuai spesifikasi

c)      standardisasi keahlian: tingkat keahlian tinggi melalui pelatihan

B.     Teori Desain Organisasi

     Menurut Burns dan Stalker ada dua jenis struktur organisasi yang sangat kontras yaitu desain organisasi mekanistik dan desain organisasi mekanik. Lingkungan eksternal berkaitan dengan struktur organisasi. Ketika lingkungan eksternal stabil, internal organisasi dikelola dengan peraturan, prosedur dan hirarki wewenang yang jelas. Semua keputusan manajerial dibuat pada tingkat puncak, dan sentralisasi weenang yang kuat, atau struktur organisasi mekanistik. Namun jika organisasi menghadapi perubahan lingkungan  yang cepat, memiliki struktur organisasi yang berbeda, organisasi bersifat adaptif dan spontan. Aturan umumnya tidak tertulis, hirarki wewenang tidak jelas, dan wewenang pengambilan keputusan tersebar luas, maka disebut struktur organisasi organik. Perbedaan keduanya dapat dilihat pada tabel 9.1.

Tabel 9.1

Struktur Organisasi Mekanistik dan Organik

Mekanistik

Organik

1.   Tugas dibagi dalam spesialisasi tinggi 2.   Tugas diterapkan secara jelas dan kaku 3.   Hirarki wewenang dan pengendalian dilakukan secara kaku dengan banyak aturan 4.   Pengendalian tugas sentralistis, tugas diarahkan dari puncak organisasi 5.   Komunikasi bersifat vertikal melalui hirarki formal

1. Spesialisasi tugas tidak begitu tinggi, pekerja melakukan beragam tugas untuk menyelesaikan tugas kelompok 2. Tugas tidak dirinci secara ketat, karyawan dapat menyesuaikan dan merumuskan kembali tugas nya melalui interaksi sesama karyawan 3. Hirarki wewenang dan pengendalian dilakukan secara informal dan sedikit aturan 4. Pengendalian tugas berada pada tiap bagian dalam organisasi 5. Komunikasi bersifat horisontal, karyawan dapat berkomunikasi dengan siapa saja yang diperlukan dalam organisasi

1.      Struktur Organisasi Birokratik     

      Struktur organisasi birokratik merupakan contoh dari struktur organisasi yang sangat mekanistik. Secara singkat birokrasi adalah sekumpulan atau serangkaian pengorganisasian kantor atau organisasi dengan cermat, dengan melaksanakan fungsi spesialisasi sesuai dengan kejelasan peran dan prosedur. Konsep Weber tentang birokrasi idealnya ditujukan untuk struktur organisasi yang besar. Atribut birokrasi adalah rasionalitas dan efisiensi. Struktur birokrasi memilki karakteristik sebagai berikut:

a)      Pembagian kerja atas dasar spesialisasi fungsional

b)      Penentuan hirarki wewenang dengan baik

c)      Sistem aturan mengatur hak dan kewajiban pekerja

d)     Hubungan bersifat impersonal

e)      Promosi dan seleksi didasarkan pada keahlian yang kompeten

f)       Komunikasi dan catatan tertulis

Walaupun struktur birokrasi merupakan struktur organisasi yang ideal, namun bukan berarti tidak memiliki kelemahan. Tabel 9.2 berikut menggambarkan identifikasi kelebihan dan kekurangan struktur organisasi birokrasi.

                                                       Tabel 9.2      

Kebaikan dan Kelemahan Struktur Organisasi Birokrasi

Kebaikan	Kelemahan
1.   Efisiensi secara teknik 2.   Mengurangi popularitas 3.   Prestasi dapat diperkiraan 4.   Keamanan kerja 5.   Kompeten secara teknis 6.   Meminimalkan kebutuhan akan pengarahan 7.   Menghindari tindakan menuruti kata hati	1.      Perilaku kaku 2.      Kepribadian birokratis 3.      Menentang perubahan 4.      Prinsip perlahan-lahan

2.      Struktur Organisasi Sistem Empat

       Dikemukakan Rennis Likert, kepemimpinan organisasi mengembangkan sistem manajemen yang berbeda yang dapat digambarkan berada di sepanjang suatu kontinum (eksploitatif/ otoritatif pada satu ujung, menuju partisipatif/ orientasi kelompok pada ujung yang lain. Likert menganalisis empat karakteristik operasi organisasi:

a)      Gaya pertama, eksploitatif/otoritatif: bercirikan ancaman hukuman, sikap bermusuhan, komunikasi ke bawah, dan ketidakpercayaan, semua keputusan dan penetapan tujuan ditetapkan oleh manajer puncak

b)      Gaya kedua, benovelen/otoritatif: agak kurang mengancam/bermusuhan, manajemen lebih baik hati tapi semua keputusan dan penetapan tujuan ada di bawah kendali manajer puncak

c)      Gaya ketiga, konsultatif: melibatkan koordinasi dengan bawahan, gagasan dan kepentingan karyawan dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan dan penetapan tujuan dengan pembatasan

d)     Gaya keempat, sistem partisipasi/orientasi kelompok: merupakan kondisi ideal, meliputi saluran komunikasi terbuka, tanggung jawab dan inisiatif yang luas sebagai bagian dari individual, kelompok, proses pengambilan keputusan pada semua tingkatan melalui kelompok, wewenang desentralisasi, partisipasi luas dalam proses penetapan tujuan, dan proses manajemen yang menunjukan tingkat kepercayaan yang tinggi pada bawahan.

        Menurut Likert sistem empat  adalah ideal walaupun pada karakteristik manajemen tertentu bersifat terbatas, misalnya tidak menganjurkan rentang kendali atau departementasi. Likert mengidentifikasi ada tiga prinsip yang harus diikuti dalam desain organisasi:

a)      Prinsip dari hubungan suportif: Prinsip teori Likert menunjukkan hubungan antara atasan dan bawahan sangat penting terhadap struktur dan fungsi organisasi. Prinsip koordinasi yang ideal adalah saling menyesuaikan, karena memberikan keleluasaan pribadi.

b)      Supervisi dan pengambilan keputusan kelompok: Proses pengambilan keputusan kelompok lebih unggul dari pengendalian organisasi secara tradisional yang bersifat hierarki. Walaupun atasan masih bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang diambil oleh kelompok, atas pelaksanaan dan hasilnya.

c)      Aspirasi prestasi yang lebih tinggi: baik manajemen atau pekerja harus memiliki keinginan akan prestasi kerja yang tinggi.  Hal tersebut dapat dicapai melalui mekanisme pekerja dapat membantu menetapkan tujuan yang tinggi dan sekaligus dapat memuaskan kebutuhannya. Desain organisasi tersebut sesuai dengan kepentingan dan tujuan organisasi dari berbagai sudut pandang seperti pekerja, pemilik perusahaan, pemegang saham, pelanggan dan pemasok.

C.    Siklus Kehidupan Organisasi

        Variabel penting yang mempengaruhi desain organisasi adalah umur atau kematangan organisasi. Struktur organisasi,  gaya kepemimpinan, dan sistem administrasi mengikuti pola perkembangan dan perkembangan dan perubahan yang diperkirakan sejalan dengan kemajuan organisasi.  Ada empat tahapan utama untuk menjelaskan siklus kehidupan  organisasi:

1.      Tahap 1: enterpreneur

              Saat organisasi pertama dibentuk, penekanannya adalah pada bagaimana            menciptakan produk yang dapat diterima oleh pasar. Organisasi masih kecil sehingga pengelolalaan dilakukan oleh seseorang dengan struktur  organisasi organik. Semua tenaga tercurah untuk aktivitas teknik produksi dan pemasaran produk. Organisasi butuh kepemimpinan dinamis untuk naik pada tahap berikutnya.

2.      Tahap 2: kolektivitas

              Jika krisis kepemimpinan teratasi, dan jika organisasi menerima pengarahan dan pengendalian manajerial, sturktur organisasi formal mulai muncul. Departemen dibentuk atas pembagian kerja bersama-sama dengan hirarki wewenang. Strukturnya masih organik di mana anggota berinteraksi dengan bebas. Untuk naik pada tahap ke tiga organisasi butuh pendelegasian wewenang dan tangung jawab. Krisis otonomi bisa terjadi jika manajer puncak berhasil karena kepemimpinannya kuat dan visinya tidak mau melepaskan tanggung jawabnya. Sehingga organisasi ada pada struktur mekanistik dengan koordinasi dan pengendalian departemen yang memungkinkan peningkatan tingkat wewenang tanpa supervisi dari manajer puncak.

3.       Tahap 3: formalisasi

    Karakteristik birokratik mulai muncul, dukungan staf dan kelompok serta  prosedur formal dan kejelasan pembagian kerja meningkat. Manajer puncak harus memusatkan perhatian pada perencanaan dan strategi , dan menyerahkan kegiatan operasional harian ke manajer bawah. Sistem insentif, bonus eksekutif, dan profit sharing dapat diterapkan untuk memotivasi manajer agar mereka bekerja sepenuhnya bagi kemajuan organisasi. Jika organisasi berhasil menerapkan koordinasi dan sistem pengendalian, maka pengembangan dan efektivitas operasional akan berlangsung lancar. Agar dapat meningkat ke tahap empat, organisasi harus mampu menyelesaikan masalah formalitas yang terlalu tinggi dan birokratis. Organisasi cenderung mengembangkan sistem dan program yang dapat membuat organisasi semakin besar dan kuat.

4.      Tahap 4: elaborasi

        Jika organisasi dapat mengurangi prosedur birokrasi yang tidak perlu, organisasi akan masuk pada tahap elaborasi. Pada tahap ini organisasi akan menjadi besar dan cenderung birokratis dengan aturan, prosedur, dan sistem pengendalian yang ekstensif. Prosedur ketat ini dapat mengurangi efektivitas organisasi sehingga dapat menyebabkan penurunan (decline). Tenaga dan pikiran terpusat pada mempertahankan organisasi daripada memunculkan inovasi dan gagasan kreatif. Jika hal tersebut terjadi maka yang harus dilakukan adalah pembaharuan secara periodik.

sumber:

http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi

http://organisasi-manajemen.blogspot.com/2010/05/desain-struktur-organisasi.html